【お客様事例】株式会社グローバルエージェンツ

株式会社グローバルエージェンツ

株式会社グローバルエージェンツさんは「ソーシャルアパートメント」(https://www.social-apartment.com/)という賃貸物件を運営・管理している会社です。

特徴はラウンジと呼ばれるハイクオリティな共用部を入居者が共同で利用できること。入居者同士で、リアルに繋がることができます。

そんなグローバルエージェンツさんでは既存の顧客管理システムをkintoneに変更し、自分たちの業務に合わせたシステムを構築しました。kintoneを導入することで、システムの利用コストが下がりました。また、kintoneは業務に合わせてシステムを自分たちで使いやすく変えていくことができるので、顧客管理を始めとした周辺業務もどんどん改善されるようになりました。

 

社外とのやりとりでの課題

kintoneの活用により、社内業務は非常に効率化をすることができました。しかし、業務は社内の人たちだけで行っている訳ではありません。グローバルエージェンツさんには、賃貸の入居者や清掃業者など、kintoneを利用していない業務関係者がいます。

そのような関係者とは、kintoneで管理しているデータを、紙やメールなどを介してやりとりを行っていましたが、転記作業の手間や情報が分散することに対して課題がありました。

解決策としてkintoneに関係者を招待する方法もありましたが、kintoneに外部の人を招待するのは抵抗がありますし、kintoneの権限設定では煩雑さからその後のメンテナンス性に不安がありました。

 

じぶんページで社外に広がる業務改善

そこで、導入したのが『じぶんページ』です。

じぶんページは、kintone連携サービスであり、簡単な設定を行うだけで、kintoneのデータと連携したマイページを提供するサービスです。設定次第で、じぶんページのユーザーそれぞれにkintone内の必要なレコードだけを見せることができたり、レコードの新規登録や編集が可能です。

また、kintoneのコメント機能を用いてじぶんページユーザとコミュニケーションをとることも出来ます。

じぶんページ概要画像

グローバルエージェンツさんでは清掃業者に対して、kintoneの居室を管理するアプリの情報をじぶんページ上で共有することで、清掃依頼を行っています。

社内の業務担当者は居室を管理するアプリ上で入居から退去までの契約状況を管理していましたが、じぶんページと連携し、その一部の情報を共有することが出来るようになったことで、わざわざメールなどで情報を転記することなく退去後の対応までを1つのアプリ上で対応を進められるようになりました。

じぶんページを導入することで、社内だけで活用していたkintoneのデータを、社外の人にも活用してもらうことができるようになり、社内に閉じていた業務改善が社外にまで広げることができました。

ライティング:髙木