導入の背景

飲食店を企画・運営しています。これまで、都内を中心とした国内外で100店舗以上の店舗を手掛けてきました。

飲食店ですので、各店舗ごとに多くのアルバイトの方にご協力いただく形で運営しておりまして、社員を含めた従業員総数は1000人を超えています。短期から長期まで在籍する期間や時期も実にさまざまとなっており、流動性も高くなっています。入社時に、その一人一人から必要な書類を提出していただくわけですが、従来はこれを全て手書きの書類で行っていました。

特に新規店舗開店時には、一度に100名単位での雇い入れとなります。その度に書類を集め、本社で受け取り、チェックし手入力するというのは大変な作業です。事業規模が拡大するにつれて作業が追いつかない状況となり、まずkintoneの導入を検討しました。その折に、入社する本人がスマートフォンからデータを提出できるツールとして「じぶんフォーム」の提案を受け、導入に至りました。

導入の効果

現在は、全て従業員のスマートフォンからじぶんフォームにアクセスし、必要なデータを入力するという形で運用しています。入社時の届けから異動届、退職届、交通費の精算などにも活用しており、今のところ操作などに問題なくスムーズな運用ができています。

何より膨大だったデータの入力や管理がなくなったことが最大の効果です。手間がなくなった分、担当部署の業務効率は格段に上がりました。また、入力事項や添付書類が足りないとエラーが出るように設定しているので、漏れやミスも格段に減りました。従来は書類に不備があるたびに各店舗に連絡を取り、再提出を促すというプロセスが発生していたので、いつまでたっても従業員登録が進まないというケースが散見されましたが、そちらもすっかりなくなりました。

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