導入の背景

渋谷区の福祉作業所に通所する、障がいを持つ利用者の方々の描いたアート作品を基に、学生のデザイナーと協働して、さまざまなものに活用できるパブリックデータとなるフォントやパターンを作成・販売しています。

立ち上げの際から情報管理にkintoneを採用していましたが、外部からの問い合わせを受け付けるフォーム自体は、kintoneと連携していない別のツールを使っており、データが独立してしまっている状態でした。しばらくは、問い合わせが入るとそれを最初に確認したスタッフが内容を手動でコピーして、しかるべき別のスタッフに共有するという方法で運用していましたが、単純に手間がかかりますし、共有すべき相手に共有できていなかったり、周知不足でスタッフ間に情報格差が生じたりなど、小さくとも見逃し難い問題が降り積もっていました。

少ない事務局のスタッフの作業効率を少しでも上げたいという思いから、ここを自動化しようと考えました。そこで以前から注目していたソニックガーデンさんのプロダクトを使ってみようと思い、導入に至りました。

導入の効果

じぶんフォームに入った情報は、kintoneへ蓄積されると同時に、自動的にSlackに流れるような設計にしています。スタッフ全員に自動的に周知される形になるので、対応すべき人がすぐに対応できるようになりました。情報格差による齟齬もなくなったので、コミュニケーション自体がスムーズになったのではないかと思っております。

また、イベントごとのボランティア募集にも活用しているのですが、こちらもkintoneのアプリ構成を活用することで、半永久的に同じフォームを使い続けることができるので、非常に便利です。

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