導入の背景

毎年新卒・中途ともに大量採用をする中で入社手続きにおける書類提出管理にかなりの工数を割いている状況でした。また採用担当と労務担当など管理元が異なる書類において、社内連携での混乱も見られる状態でした。

紙の書類を提出していただいていた頃はもちろん、PDF形式に移行してからも、提出方法の整備が追いつかず、再提出や修正依頼を限られた期間内に、約200人に対して行わなければならないこともありました。そのため、行き違いや提出漏れが頻繁し、日々神経を尖らせながら対応していました。

そこで、自社のクラウドサービスを扱う部署に相談したところ、「kintone」でデータを一括管理し、入社予定者向けの情報登録ツールとして「じぶんページ」の活用を勧められました。

他のサービスもいくつか検討しましたが、「じぶんページ」では、ページごとに入社予定者と管理担当者がチャット機能を通じてやり取りできることや、掲示板機能を使って全登録者に一斉にお知らせを発信できることなど、求めていた機能が網羅されていたため、最終的に導入を決定しました。

導入の効果

入社予定者ごとに提出する書類や、修正・追加提出が必要なデータが異なります。従来はその都度、メールや電話で個別に連絡していましたが、導入後はすべて「じぶんページ」上で完結するようになりました。履歴が一元管理されているため、確認作業の手間が省け、採用関連業務の効率が格段に向上しました。

また、入社予定者にとっても、自分が何を提出し、どこまで進捗しているかを随時確認できるため、不要な問い合わせが減り、双方のストレスが軽減されたと感じています。提出書類の案内も各項目の近くに記載できるため、対応漏れも大幅に削減されました。

さらに、「じぶんページ」の画面は社内の開発担当者と相談しながらアップデートでき、自社に合ったレイアウトや機能設定が可能な点も、費用対効果の面で非常に助かっています。

コムチュア株式会社様のホームページはこちら