導入の背景

システム開発支援を主な業務とし、客先へのエンジニア派遣などを行なっています。多数の事業パートナーと取引しており、毎月発注書や請求書の発行業務が発生。従来は印刷・押印・郵送という形をとっていました。

昨今は郵送料や紙も値上がりしており、また収入印紙代も加わるとかなりのコストになります。また送付の記録を管理しづらく、漏れやミスを完全に防ぐことは困難でした。社内では既にkintoneを導入していたということもあり、こちらにデータを流し込むことはできないか、という話が持ち上がりました。

ちょうどよい拡張機能サービスを探す中、じぶんページの存在を知り、その操作性やリーズナブルさなどの観点から導入を決めるに至りました。

導入の効果

パートナーごとにページを発行し、そこで書類のやり取りをするという形で運用しています。ぱっと一覧で確認できるので、送付漏れや記入ミスなどもなくなり、業務効率が向上したと感じています。また、電子帳簿保存法から切り離し、じぶんページを書類のやり取りのみに使用することで、営業担当社員でも安心して使えています（データ保存用の電子帳簿保存法サービスは別にあり）。

メールや紙で書類をやりとりしていた頃は、それぞれに対する挨拶文の作成や、ファイルにロックをかけてパスワードを記載したメールと分けて送信するなど、神経を使う細かい業務が発生していましたが、それらも一掃され、社員の心理的負担も軽くなりました。経費削減にも貢献していると感じています。

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