導入の背景

NPO団体を対象に、団体の組織基盤強化を目的とした組織評価、認証制度を提供しています。1つは、簡易的なチェックで組織運営の基本を評価する「ベーシックガバナンスチェック」と、より高い信頼性を認証する「グッドガバナンス認証」の2つです。

2016年の発足から徐々に当センターの認知度も上がり、現在ベーシックガバナンスチェックだけでも、年間200件以上の申し込みがあります。これまでは、お申し込みいただく団体は、ウェブサイトから評価に必要な書類を提出した後、当センターがExcelを用いて評価を実施していました。提出書類や評価の進捗についての団体との連絡は、メールを用いてのやりとりが基本でした。

この方法だと課題が2つあり、1つは団体が評価の進捗がわかりにくいことです。2つ目は、手動での作業が多いため、どうしても評価が完了するまでに、何回ものチェック工程を要し時間がかかってしまうという欠点もありました。そこで、システム設計の外注先と対話を重ねながら、kintoneの導入とじぶんページの活用を提案されました。

導入の効果

じぶんページを使って各団体のマイページを作ることで、申請の申し込みから評価完了までの進捗を閲覧できるようにしました。やりとりもじぶんページ上でできるようになっているので、漏れや滞りがなくなり、スピーディに処理ができるようになりました。短期間でより多くの団体を評価することができるようになりましたので、今年度（2022年度）はすでに上半期だけで、昨年度の年間評価数にほぼ達しています。

また、各団体ごとの進捗がひと目でわかりますので、適切でこまめなフォローをすることもできています。ベーシックガバナンスチェックの作業効率がアップしたことにより、現地訪問を必要とするグッドガバナンス認証などの他の業務にも、より時間を割くことができるようになりました。

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