導入の背景

2022年4月に、本学で受け入れる留学生や外国人研究者の、渡日から離日までの生活に関する支援や情報サービスをワンストップで提供する窓口として『国際サポートセンター』を開設しました。

同来日に際してビザを取るため書類の手続きに始まり、日本に到着してから空港で迷わないようなサポート、仙台駅から大学や住まいまでの送迎、中長期滞在の場合は住民登録などまで、生活面での負担を減らし、本学での学業や研究・業務に専念できるようサポートしています。

サポートをするにあたって、支援に必要な個人の情報や手続きの進捗、実際に渡日・離日する際のプロセスなどをひとつに集約し、すぐにまとめて見られるようになっていれば、行き違いや迷いが生じません。また、受け入れ対象となる外国人構成員、受け入れ担当者、支援員の三者間がひとつの場所でコミュニケーションでき、かつ履歴が残ると便利だと考えました。

このために最適なツールはないかと業務をサポートいただける企業に相談したところ、kintoneおよびじぶんページの導入を勧められました。

導入の効果

組織を構築するのとほぼ同時にじぶんページ導入となりましたが、それまでの準備段階ではデータに関してはGoogleフォームなどを一部活用し、コミュニケーションにはメールを使用していました。Googleフォームは国によっては使えないこともあり、またメールを使ってのコミュニケーションはCCに誰を追加するかの選定や、過去のやり取りを遡るのが不便でした。

じぶんページを導入してからは、情報の閲覧やコミュニケーションが格段にスムーズになり、漏れのないやり取りができていると実感しています。