導入の背景

ボランティア、NPO、市民活動の推進をしています。具体的な活動内容としましては、支援を求める方にボランティア活動希望者をつないだり、NPOの運営に関するご相談、スキルアップに関する手助け、社会貢献活動をなさりたい企業様への取り組みアドバイスなど。そのほか、セミナー開催や出版など活動は多岐に渡っています。

数年前から協会内のデータ管理のためにkintoneを導入していました。しかし、当初はkintoneと連携不可のフォームツールを使用していたため最初から全てのデータをkintoneにつなぐことはできておらず、お問い合わせフォームやセミナーの申し込みフォームなどから届く情報は、いったんcsvデータとして出力し、kintoneに転記するという一手間がかかっていました。これでは入力漏れやミスが出てしまうことはもちろん、タスクが多い時期には作業自体が滞り、いつの間にか転記するデータが溜まってしまい、手に負えなくなってしまうということも少なくありませんでした。

この作業負担を解消し、外部から寄せられるデータを簡単にkintoneで一括管理できるようにしたいと思い立ち、探したところ、じぶんフォームに辿り着きました。

導入の効果

入会受付、イベントの参加申し込み、発行物の定期購読、利用申請などの外部情報の他、協会で活動するボランティアの活動報告のような内部情報、全てじぶんフォームからkintoneへデータを集約することができました。長らくバラバラだったものが統一的に管理・閲覧できるので、非常に効率が良いと感じています。csvの転記という手作業がなくなったおかげで、作業負担も大幅に減りました。

財源が限られておりますので、コストパフォーマンスが良く、かつ、IT専任の人材を配置することは難しいためなるべく誰でも簡単に保守運用のできるツールを求めておりました。じぶんフォームは非常にシンプルで、IT知識がない人間でも簡単に扱うことができるところが魅力的です。今回はチーム応援ライセンスを利用することができましたので、費用面でもかなり助かっております。

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